仪器设备采购操作程序的具体要求

为了进一步规范我院的仪器设备采购工作，提高办事效率，加强廉政建设，杜绝不正之风，根据《杭州电子工业学院招投标管理办法》以及《仪器设备购置管理暂行规定》的要求，特制定本规定。

一、公开招标方式采购仪器设备

根据学院招投标管理的规定，凡需进行招投标采购的仪器设备应严格按《杭州电子工业学院招投标管理办法》执行，具体操作程序为：

1、招标文件的形成。根据已审批的用户部门的仪器设备申购计划（包括实验室建设项目任务书、仪器设备购置申请单等），实验室与设备管理处（以下简称设备处）汇总形成《杭州电子工业学院仪器设备招标文件》。

2、标书的发布。通过校内张贴、校园网上发布、电话、传真、电子邮件等多种方式，将招标信息发布出去，以保证众多厂商参加投标。对于通用的仪器设备（如计算机、外设、多媒体设备等）一般应有五家以上的厂商参加投标；对于一些非通用的仪器设备原则上应有三家以上的厂商参加投标。

3、标书的答疑。在标书信息发布后，将安排时间供投标厂商对标书内容进行答疑。参加答疑会的人员为设备处、用户单位及各投标厂商的代表，答疑过程中只涉及技术问题，设备处应做好记录，并根据答疑结果对招投标文件的内容进行修改，修改后的招投标文件将以书面形式通知各投标厂商。

4、开标。开标应在招标文件规定的开标时间进行，开标地点一般设在设备处，学校方参加开标的人员为设备处、纪监审室和用户单位代表，设备处应填写开标记录，各参加投标的厂商及校方人员需在开标记录上签字。

5、标书的汇总。开标后设备处会同用户单位对各投标厂商的标书内容进行汇总，形成投标信息汇总表，供评标用。汇总表上应有制表人与审核人（设备处负责人）的签名。

6、召开评标会。评标会一般应在开标后1周内进行。评标会参加人员为用户单位代表、纪监审室负责人、设备处负责人、有关专家。对于专业性较强的仪器设备招标，将先由专家组进行议标，然后由决标组进行决标。专家组的成员由校**家与校内专家共同组成，决标组成员由院领导、纪监审室负责人、设备处负责人、用户单位负责人组成。每次评标会（包括专家组议标会、决标组决标会）设备处需派专人进行记录，并填写《杭州电子工业学院仪器设备评标（议标）记录表》。

7、公布中标结果。中标结果应以书面形式或电话及时通知中标单位。

8、合同的签订。与中标单位签订的合同内容应以中标标书为基准，合同中设备的单价不得超过投标书中的单价。在合同签订过程中若要改变设备内容或更改价格需经院主管领导批准。

9、合同的执行。合同签订后设备处应督促中标单位严格履行合同，若有违约，需按合同有关条款执行。

10、验收。设备到货并安装调试完毕后，设备处应及时组织有关人员进行验收。参加验收的人员包括设备处与用户单位，对涉及专业性较强的仪器设备的验收应请有关专家参加，验收完毕后，须填写《杭州电子工业学院仪器设备验收报告》。设备验收合格方可按合同付款。

二、询标方式采购仪器设备

凡不需进行公开招标且价值在5000元以上、10万以下的仪器设备采购应采用询标方式进行，具体操作程序为：

1、据已审批的用户部门的仪器设备采购计划（包括实验室建设项目任务书、仪器设备购置申请单等），设备处汇总形式《杭州电子工业学院仪器设备采购询标单》，询标单上应包括需采购的仪器设备清单及有关要求。

2、过传真等方式将询标单发给至少三家仪器设备供货商，并请供货商在规定的时间内将报价单传真回设备处（或派人送回）。

3、备处收到多家供货商的报价单（书面形式）后，会同用户单位（设备金额较大的需请纪监审室参加）确定中标单位，并填写仪器设备询标评标记录。

4、用询标方式采购仪器设备，对数量金额较大的，应签订供货合同。具体规定同招标方式采购仪器设备，合同的执行、设备的验收与招标方式相同。

三、零购方式采购仪器设备

对单价在5000元以下的单台仪器设备，或总价在5000元以下的多台仪器设备，一般采用零购方式。仪器设备的零购一般由设备处完成，也可由设备处与用户单位共同完成。由设备处采购时，所购买的设备单价不得超过用户单位所提供的设备单价，否则按用户单位所提供的供货渠道采购。

四、仪器设备采购档案资料制度

加强仪器设备采购档案资料的管理对进一步规范采购程序具有重要的意义，无论是公开招标方式购买仪器设备，还是询标方式购买仪器设备都要建立相应的档案资料，具体规定如下：

1、标方式采购仪器设备的档案资料包括：

1）已审批的用户要求部门的仪器设备申购计划；

2）招标文件；

3）答疑后修改的招标文件；

4）开标纪录；

5）投标文件；

6）投标结果汇总表；

7）评标议标纪录；

8）中标通知书；

9）合同；

10）合同执行过程中的变更的有关材料（需有用户单位、设备处与中标厂商三方的签字）；

11）设备验收记录及有关材料；

12）维修记录及用户反馈信息；

2、询标采购的档案资料包括：

1）已审批用户部门的仪器设备购置申请单；

2）设备处形成的仪器设备采购询标单；

3）各个供货商的报价单传真件；

4）评标结果；

5）合同。

实验室与设备管理处

2001年11月27日